Scontrini, ricevute fiscali, fatture e tutti i pagamenti tracciabili effettuati dai dipendenti in trasferta e inseriti in note spese, possono essere digitalizzati e dematerializzati (con successiva relativa distruzione) e considerati validi dal Fisco se conformi a queste caratteristiche:
“qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (cfr. l’articolo 1 lett. p) del CAD) come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, possiede, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità, leggibilità ed autenticità.
Lo ha ribadito l’Agenzia delle Entrate nella risposta all’interpello n.142 del 24 giugno 2024, con la quale l’Amministrazione ricorda che in tema di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell’amministrazione digitale o Cad).
Nella risposta, l’Agenzia evidenzia che vanno in ogni caso rispettati tutti gli ulteriori requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
Laddove siano presenti tutti gli accorgimenti necessari alla corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, l’Amministrazione precisa che i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli sopra descritti e che la procedura può essere interamente dematerializzata.
