Devi effetuare dei prelievi dai conti della società? Fai attenzione perchè vi sono operazioni che espongono gli amministratori e talora gli stessi soci a rilevanti rischi civilistici e fiscali:

•     i prelievi di denaro dai conti correnti della società a favore di amministratori o soci per finalità personali, comunque siano denominati in contabilità;

•     la presenza di un saldo negativo nel conto “cassa”.

Di seguito una sintesi operativa, volutamente in linguaggio non tecnico, degli aspetti essenziali che riteniamo utile conoscere.

1. Il principio di base: il patrimonio della società non è il patrimonio dei soci o degli amministratori

Nelle società di capitali (S.r.l., S.p.A., S.a.p.A.) il patrimonio sociale è autonomo e distinto dal patrimonio personale di amministratori e soci. Il conto corrente della società non può quindi essere utilizzato come una “cassa personale” degli amministratori o dei soci, salvo che l’erogazione di somme sia riconducibile a un titolo giuridico chiaro, deliberato nelle sedi competenti e correttamente documentato.

2. I prelievi “comunque denominati”: quando sono a rischio

Sono a rischio tutti i prelievi personali dal conto della società privi di un preciso titolo giuridico documentato, anche quando in contabilità vengono indicati, ad esempio, come:

•     “anticipo utili”;

•     “anticipo compenso”;

•     “rimborso spese” non supportato da idonea documentazione;

•     “prelievo soci” o dizioni simili.

Tali prelievi sono legittimi solo in presenza di:

•     una delibera di distribuzione utili, assunta dopo l’approvazione del bilancio e nel rispetto dei limiti di legge sulla distribuibilità; oppure

•     una delibera di determinazione del compenso degli amministratori; oppure

•     una completa documentazione dei rimborsi spese (note spese, fatture, scontrini, criteri di imputazione).

In assenza di questi presupposti, il prelievo è considerato illegittimo, con le conseguenze descritte nei paragrafi seguenti.

2.1 L’anticipo utili prima del bilancio approvato

Il socio matura il diritto agli utili solo dopo l’approvazione del bilancio e una specifica decisione di distribuzione; prima di quel momento non esiste un credito esigibile verso la società. Un prelievo qualificato come “anticipo utili” prima di tali passaggi, o in violazione dei limiti legali (perdite non ripianate, riserve obbligatorie non intaccabili, utili solo apparenti), costituisce di regola una distribuzione illegittima.

3. Le conseguenze di un prelievo irregolare

3.1 Sul piano civilistico

•     l’amministratore risponde verso la società e, nei casi di insufficienza patrimoniale, anche verso i creditori sociali, per i danni derivanti dalla violazione dei doveri di corretta amministrazione;

•     la società può richiedere la restituzione delle somme indebitamente percepite, salvo particolari ipotesi di buona fede del socio;

•     in caso di crisi o insolvenza, condotte di questo tipo possono assumere rilievo anche ai fini della responsabilità per aggravamento del dissesto.

3.2 Sul piano penale

Quando la distribuzione riguarda utili non realmente conseguiti o somme vincolate a riserva legale o ad altre riserve non distribuibili, la condotta può rilevare ai sensi dell’art. 2627 c.c. (“illegale ripartizione degli utili e delle riserve”); in caso di successivo fallimento, condotte analoghe possono assumere rilievo anche ai fini della bancarotta per distrazione. Si tratta di profili che vanno valutati caso per caso e che, per la loro delicatezza, richiedono l’esame diretto di un legale.

3.3 Sul piano fiscale

In sede di controllo, l’Amministrazione finanziaria può riqualificare i prelievi privi di causale come:

•     utili occulti in capo ai soci;

•     compensi “in nero” per gli amministratori;

•     altre forme di reddito imponibile in capo a chi ha percepito la somma.

Parallelamente, la società può subire il disconoscimento della deducibilità dei costi non documentati e la rettifica del reddito imponibile.

Va inoltre segnalato che, nelle società di capitali a ristretta compagine sociale (pochi soci, spesso legati da vincoli familiari), la giurisprudenza di legittimità riconosce all’Amministrazione finanziaria la possibilità di presumere che gli utili extracontabili accertati in capo alla società siano stati distribuiti ai soci in proporzione alle quote possedute, salvo prova contraria a carico del socio stesso. È un orientamento consolidato ma non privo di limiti e di evoluzioni recenti, di cui è opportuno tenere conto nella valutazione delle singole posizioni.

4. Il divieto della “cassa” negativa

Il conto “cassa” rappresenta il denaro contante effettivamente disponibile: per sua natura non può avere un saldo negativo. Se manca il contante, il saldo deve essere pari a zero.

Un saldo di cassa negativo segnala che sono state registrate uscite superiori alle entrate documentate, oppure che sono stati effettuati pagamenti non coperti da reale liquidità, oppure che vi sono errori o irregolarità nelle registrazioni.

4.1 Le conseguenze fiscali: un orientamento giurisprudenziale costante e consolidato

La Corte di Cassazione ritiene, in modo costante da oltre quindici anni, che un saldo di cassa negativo, evidenziando spese di importo superiore agli introiti registrati, oltre a costituire un’anomalia contabile, faccia presumere l’esistenza di ricavi non contabilizzati in misura almeno pari al disavanzo, legittimando l’accertamento analitico-induttivo del reddito d’impresa.

Un ulteriore profilo di attenzione riguarda i versamenti soci: se il socio effettua versamenti a favore della società per “coprire” la cassa, tali versamenti devono essere sempre giustificati da apposita delibera assembleare o da altra documentazione idonea, in mancanza della quale l’Amministrazione finanziaria può contestarne la natura e la provenienza.

5. Buone prassi che raccomandiamo di adottare

•     evitare qualsiasi prelievo personale dal conto della società se non riconducibile a un titolo chiaro e deliberato (compenso, rimborso spese documentato, distribuzione utili legittima, restituzione di finanziamento soci, ecc.);

•     deliberare formalmente i compensi degli amministratori, definendone importo, modalità e periodicità;

•     adottare una procedura interna per i rimborsi spese (tipologia ammessa, massimali, documentazione richiesta);

•     evitare qualunque “anticipo utili” prima dell’approvazione del bilancio e della relativa delibera di distribuzione;

•     verificare periodicamente la coerenza tra saldo contabile della cassa e contante effettivamente disponibile, correggendo subito eventuali errori e documentando le rettifiche;

•     far documentare da apposita delibera ogni versamento soci a copertura di esigenze di cassa;

•     in presenza di organi di controllo (collegio sindacale, sindaco unico, revisore), assicurare che ogni irregolarità venga segnalata tempestivamente.

6. Conclusioni

Alla luce di quanto sopra, raccomandiamo di evitare l’utilizzo dei conti sociali per esigenze personali, di ricondurre ogni erogazione a favore di soci o amministratori a un titolo chiaro, deliberato e documentato, e di monitorare costantemente la voce “cassa” evitando saldi negativi o incoerenti.

Per qualunque necessità i tuoi referenti di Unione Artigiani sono sempre a disposizione.