Per supportare gli operatori commerciali, l’Agenzia delle entrate ha pubblicato una guida operativa che illustra, anche tramite esempi concreti, come fare il collegamento tra POS e Registratori di cassa telematico. La guida, inoltre, delinea il perimetro dell’adempimento e la tempistica, specificando quali attività che sono escluse dall’obbligo e chi è tenuto invece a effettuarlo nel caso di attività “miste”.
Insieme alla guida, sul sito dell’Agenzia, nell’apposita pagina dedicata al Collegamento Pos-Rt, sono disponibili i suggerimenti pratici nei casi di più punti vendita, il manuale operativo per il collegamento Pos-Rt e le faq, con le risposte alle domande più frequenti.
In che cosa consiste il collegamento
Il collegamento richiesto, infatti, non è materiale, ma esclusivamente informatico: si tratta di una comunicazione che va effettuata una sola volta (salvo variazioni successive) tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.
Le indicazioni per chi usa il registratore telematico e per chi usa la procedura web
Gli esercenti che utilizzano il registratore telematico, e quelli che in futuro adotteranno una soluzione software, devono associare la matricola del registratore telematico all’identificativo univoco del Pos tramite la funzione “Gestione collegamenti”. Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT.
Per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale online”, invece, il collegamento con i Pos va fatto direttamente nella procedura stessa.
La guida fornisce a proposito tutti i dettagli, specificando, tra l’altro, che il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo Pos (fisico o virtuale) può essere collegato a più Rt o, viceversa, più Pos possono essere collegati a un singolo Rt.
I soggetti esclusi e i casi “misti”
Non sono interessati dall’obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), la vendita di carburante, la ricarica di veicoli elettrici e tutte le operazioni esonerate dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, anche se pagate elettronicamente. Tuttavia, se lo stesso Pos viene utilizzato sia per operazioni certificate sia per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio. Se un Pos è invece dedicato esclusivamente a operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non va collegato, ma non potrà essere utilizzato neppure occasionalmente per operazioni certificate. Se l’esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale anche per operazioni esonerate, i Pos utilizzati devono essere collegati. L’obbligo non sussiste quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura.
La tempistica
La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dai primi giorni di marzo 2026, riferita ai Pos attivi nel gennaio 2026. Successivamente, i collegamenti andranno aggiornati solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni. Per i Pos attivati dopo gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione, con gli stessi termini anche per eventuali modifiche.
Esempi:
1. si attiva un nuovo POS a marzo 2026 → va registrato il collegamento nel periodo compreso tra il 6 maggio e il 31 maggio 2026
2. si attiva un nuovo POS ad aprile 2026 → va registrato il collegamento nel periodo compreso tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026. Una volta attiva la procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli Rt e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i Pos utilizzati nel mese di gennaio 2026.
Le sanzioni
Mancata registrazione del collegamento tra POS e Registratore Telematico nei termini previsti:
1. sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000 euro per ciascuna violazione accertata
Sanzione per omessa trasmissione dati di pagamento
In caso di omissione, ritardo o incompletezza nella trasmissione dei dati relativi ai pagamenti elettronici, si applica:
1. 100 euro per ogni singolo invio omesso, incompleto o contenente informazioni non veritiere
2. tetto massimo di 1.000 euro per trimestre solare
Sanzioni accessorie
Nei casi più gravi o in presenza di violazioni reiterate prevista la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività:
1. da 15 giorni fino a 2 mesi per le violazioni ordinarie
2. fino a diversi mesi per i casi pi. gravi
Sanzione per errata indicazione della modalità di incasso
La documentazione operativa dell’Agenzia delle Entrate precisa che l’errata indicazione e registrazione nel RT della modalità di incasso comporta l’applicazione della sanzione prevista dall’art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. 471/1997.
L’errata registrazione della modalità di pagamento (ad esempio incasso con PO registrato come “contante” nel Registratore Telematico, o viceversa) costituisce violazione sanzionabile anche qualora l’importo del corrispettivo risulti corretto. La modalità di pagamento rappresenta un elemento sostanziale della certificazione fiscale.
