La fatturazione elettronica: le FAQ per artigiani e PMI

La Legge di Bilancio 2018 introduce l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati a partire dal 1° gennaio 2019. L’unica eccezione è rappresentata dalle imprese operanti nei settori della cessione di benzina e gasolio e per i subappalti in ambito di appalti pubblici, settori per i quali l’obbligo è stato anticipato al 1° Luglio 2018 ed alle operazioni Tax Free per cui l’obbligo è stato anticipato al 1° Settembre 2018.

La Fattura Elettronica è l’unico modo di fatturazione che sarà ammessa con valore fiscale ed avrà lo stesso valore legale della versione cartacea.

La trasmissione delle fatture elettroniche utilizzerà il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, lo stesso canale di invio ad oggi in uso sia per le Pubbliche Amministrazioni, sia per gli operatori che hanno già adeguato i sistemi alle nuove modalità di fatturazione elettronica.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi ad archiviazione e conservazione delle fatture a fini civilistici.

Unione Artigiani si occuperà di tutte le fasi dei processi di invio e ricezione delle fatture elettroniche, sollevando le imprese dal problema, attraverso un apposito servizio che offre soluzioni semplici, innovative e a costi contenuti.

 

FAQ FATTURA ELETTRONICA?

 

  1.  Cos’è la fatturazione elettronica? Si tratta di una fattura emessa e ricevuta in formato elettronico con caratteristiche predefinite e subordinata ad accettazione da parte del destinatario.  Si intende pertanto quel processo elettronico ed automatizzato di emissione, invio, ricezione ed elaborazione dei dati delle fatture tramite il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate. Nello specifico, ciò che identifica una fattura elettronica è la presenza di un formato elettronico in fase di emissione, ricezione ed accettazione da parte del destinatario e i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità. Requisiti garantiti dalla firma digitale e mantenuti per 10 anni, termine fiscale di archiviazione per le fatture, attraverso il processo di conservazione digitale a norma.
  2. Quali sono le caratteristiche della fatturazione elettronica tra privati? La fattura elettronica tra privati, anche nota come Business-to-Business o B2B, è una fattura elettronica creata da un soggetto privato utilizzando un tracciato XML messo a disposizione da Sogei (Agenzia delle Entrate), compilata secondo le regole tecniche predisposte dall’Agenzia delle Entrate e inviata ad un altro soggetto provato tramite la piattaforma SDI (Sistema di Interscambio).
  3. Da quando sarà obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati? La fatturazione elettronica tra soggetti privati è stata introdotta con la Legge di Bilancio 2018, che ha esteso l’obbligo di fatturazione elettronica anche agli scambi B2B, vale a dire alla fatturazione tra aziende, e anche B2C, ovvero alla fatturazione verso i consumatori privati privi di partita Iva. La fatturazione elettronica tra privati sarà obbligatoria dall’1 gennaio 2019, mentre oggi è solo facoltativa. Fatturazione elettronica per carburanti e subappalti obbligatoria invece a partire dall’1 luglio 2018.
  4. Come deve essere prodotta la fatturazione elettronica? La fattura elettronica deve essere prodotta in formato XML conforme alle specifiche di Sogei (Agenzia delle Entrate). Con tale formato si può produrre una singola fattura o un lotto di fatture intestate allo stesso cliente ed emesse nella stessa data. Unione Artigiani produrrà le fatture elettroniche per gli associati gestendo qualsiasi tipo di formato in ingresso per generare le fatture elettroniche. Il nostro obiettivo è che NULLA CAMBI PER L’AZIENDA!
  5. Come avviene l’invio delle fatture elettroniche? Il processo di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche prevede che, una volta create e firmate digitalmente, vadano inoltrate tramite il Sistema di Interscambio al Cliente destinatario della fattura identificato da un apposito codice. Se il Cliente finale possiede un codice destinatario, la fattura elettronica viene veicolata nel canale accreditato presso il Sistema di Interscambio. Se non ha richiesto alcun codice, il destinatario riceverà la fattura sulla Pec. È pertanto necessario dotarsi almeno di una casella Pec, un servizio fornito da Unione Artigiani a costo convenzionato.
  6. Come si deve procedere con il registro IVA? Non è obbligatorio adottare un registro Iva separato tra fatture cartacee e fatture elettroniche. Si può scegliere se optare per separarle, oppure se mantenere un’unica numerazione e conservarle in modo omogeneo. Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente a norma per 10 anni, mentre il destinatario di una fattura elettronica può decidere di stamparla, adottando una conservazione cartacea.
  7. Come vanno conservate le fatture elettroniche? Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente con formati certificati per 10 anni. Non è sufficiente mantenere un archivio Pec sui propri server, ma è obbligatorio procedere al versamento dei file all’interno di un sistema di conservazione a norma. Unione Artigiani sarà in grado di assolvere all’adempimento richiesto in qualità di intermediario dell’impresa.
  8. È possibile creare un foglio di stile personalizzato? Certamente. Il modello consente delle personalizzazioni, contenendo tutto, benchè non rappresenti sempre il layout attualmente utilizzato.
  9. Il tracciamo XML della fattura elettronica contiene tutte le informazioni trattate contabilmente dai vari gestionali? L’attuale tracciato della fattura elettronica contiene tutte le informazioni e i campi utili a scambiarsi i dati necessari per la contabilizzazione della fattura. Occorrerà verificare però che i dati forniti dalla fattura elettronica combacino con quelli recepiti dal singolo gestionale.
    Unione Artigiani garantirà ai soci l’emissione, la registrazione contabile e la conservazione decennale elettronica delle fatture.
  10. Come comportarsi con i clienti finali privati (senza di Partita Iva) che chiedono la fattura? Sarà sufficiente indicare il codice fiscale del Cliente.
  11. Cosa succede in caso di rifiuto di fattura elettronica da parte del cliente? Una fattura elettronica emessa tramite il Sistema di Interscambio risulta emessa. Se il cliente la rifiuta va stornata con apposita nota.
  12. In caso di fattura elettronica rifiutata dopo 15 giorni dalla ricezione cosa si deve fare? Decorsi 15 giorni dalla ricezione della fattura elettronica senza che questa sia stata rifiutata attraverso il Sistema di Interscambio, le operazioni di storno dovranno essere attuate attraverso la produzione di una nota di credito e una successiva nuova fattura elettronica.
  13. E se c’è un errore nella fattura elettronica? Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file XML dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Nel momento in cui il Sistema riscontra un errore viene inviata al trasmittente una notifica di scarto con l’indicazione dell’errore riscontrato. La fattura non risulta pertanto emessa.
  14. Per i carburanti, quando va emessa la fattura? La fattura elettronica per i rifornimenti di carburante, obbligatoria dall’1 luglio 2018, andrà emessa nella stessa giornata del rifornimento.
  15. Se faccio rifornimento all’esterno come si procede? Sarà possibile richiedere una normale fattura cartacea o in pdf.
  16. La fattura elettronica è obbligatoria anche per i rappresentanti fiscali ai fini Iva di soggetti esteri? Sì, sono oggetto della normativa non solo le società che risiedono in Italia, ma anche le società rappresentate fiscalmente sul suolo italiano.
  17. Chi appartiene al regime dei minimi come deve comportarsi? Gli appartenenti a questa categoria non sono per ora obbligati all’emissione della fattura elettronica, ma potranno ricevere fatture in formato elettronico. I clienti potrebbero richiederle egualmente. Suggeriamo di utilizzare comunque tale procedura.
  18. Cosa succede nel caso di vendita via web? Le fatture elettroniche andranno regolate tramite emissione in formato XML.
  19. Se non si emette fattura elettronica sono previste delle sanzioni? Si applicano le sanzioni previste dall’articolo 6 del decreto legislativo 18/12/1997, nr. 471: dal 90% al 180% dell’Iva per ogni fattura.
  20. Chi devo contattare in Unione Artigiani per ricevere assistenza sul mio caso?  È possibile rivolgersi all’Ufficio Fiscale & Tributario al numero 02/83785941 o all’indirizzo e-mail ufficio.tributario@unioneservizi.it

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